Với phần mềm thông minh và hiện đại, việc quản lý công việc ngày nay có thể được thực hiện một cách hiệu quả. Nếu bạn đang băn khoăn không biết lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào. Hãy xem hết bài viết này!
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng “kỹ thuật số” được thiết kế để giúp doanh nghiệp / tổ chức / cá nhân quản lý công việc dễ dàng hơn, vận hành trơn tru hơn, từ đó nâng cao hiệu suất và kết quả của một số công việc / dự án nhất định.
Phân loại phần mềm quản lý công việc
Phân loại theo đối tượng
- Phần mềm quản lý công việc cho cá nhân.
- Phần mềm quản lý công việc cho tổ chức/doanh nghiệp.
Phân loại theo tính chất
- Phần mềm quản lý dự án.
- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Phần mềm quản lý công việc nhóm.
- Phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu.
- Phần mềm giao tiếp nội bộ.
- Phần mềm quản lý dữ liệu.
- Phần mềm quản lý dịch vụ ngoại cần.
- Phần mềm hỗ trợ bán hàng tự động.
Lợi ích của phần mềm
Vấn đề đặt ra đối với các nhà quản lý là làm thế nào để kiểm soát các công việc và dự án đang thực hiện, tối ưu hóa nguồn lực hạn chế, tăng năng suất của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, ứng dụng quản lý công việc giải quyết được hai vấn đề: một là minh bạch hóa quá trình giao và nhận việc giữa người quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; thứ hai, giúp người quản lý lập kế hoạch và giúp đỡ nhân viên trên một nền tảng Tập trung cộng tác và làm việc.
Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc có thể được quan sát từ hai khía cạnh.
Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
- Xem tất cả các công việc của bạn, không có công việc nào bị bỏ lỡ.
- Biết ưu tiên việc gì.
- Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả.
- Phối hợp với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
Đối với người quản lý, phần mềm quản lý công việc mang lại những lợi ích sau:
- Xem tổng quan các công việc và dự án ở tất cả các phòng ban
- Đưa ra quyết định kịp thời và giải quyết các vấn đề phát sinh
- Tổ chức và phân bổ hiệu quả các nguồn lực (con người + thời gian)
- Mọi công việc, dự án đều hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng tốt nhất
Các tính năng cần có của phần mềm
- Tính năng hợp tác: Giao tiếp là một yếu tố không thể thiếu trong làm việc nhóm và các dự án. Người quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi giao nhiệm vụ và đưa ra các đề xuất công việc. Các thành viên trong nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo công việc, phân công công việc, theo dõi công việc trực quan, khả năng trò chuyện và bình luận trong từng công việc, tích hợp với các tiện ích như lịch, email,…
- Chức năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần tạo điều kiện cho người quản lý lập kế hoạch theo tình hình công việc cụ thể, hoặc theo quy trình làm việc của dự án, đồng thời giúp theo dõi tình trạng công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất trong phần mềm quản lý công việc hiện nay là biểu đồ Gantt hay Kanban, giúp hiển thị trực quan tiến độ công việc.
Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là những tính năng cần thiết giúp người quản lý xem xét điểm mạnh và điểm yếu của toàn đội để phân bổ nguồn lực hiệu quả. - Tính năng phân quyền: Đây là tính năng quan trọng phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc vào doanh nghiệp, đây là một tính năng cần thiết để đảm bảo hệ thống cấp bậc trong tổ chức có nề nếp.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc
Chi phí
Giảm thiểu chi tiêu cho các hoạt động đầu tư kinh doanh là điều quan trọng để có thể duy trì hoạt động đó lâu dài.
Và không phải phần mềm quản lý nào cũng có thể đáp ứng được nhu cầu ngân sách của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc cân nhắc và cân đối giữa chi phí và nhu cầu luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu.
Sự đơn giản và dễ sử dụng của phần mềm
Bạn thấy đấy, không phải mọi nhân viên trong bất kỳ doanh nghiệp nào đều khởi nghiệp là những người giỏi máy tính và ứng dụng.
Vì vậy, doanh nghiệp cần so sánh kỹ lưỡng và lựa chọn một phần mềm quản lý công việc có giao diện và cách sử dụng phù hợp với trình độ của nhân viên.
Điều này sẽ giúp giảm thiểu những sai sót không đáng có trong việc sử dụng và quản lý các nguồn dữ liệu đầu vào.
Tính linh hoạt
Bạn không muốn doanh nghiệp của mình phải sử dụng cùng lúc nhiều loại phần mềm khác nhau. Điều này cần có thời gian để kiểm soát và quản lý thêm.
Thay vào đó, hãy chọn phần mềm hỗ trợ nhiều nền tảng nhất có thể để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp của bạn.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng
Tiêu chuẩn này dành riêng cho phần mềm có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và bán hàng của doanh nghiệp.
Sự hỗ trợ khách hàng của phần mềm là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề hay sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng.
Phần mềm có đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng và nhanh chóng luôn là ưu tiên của các doanh nghiệp lựa chọn cho nhân viên của mình.
Sự an toàn
Làm thế nào có thể thiếu các tiêu chuẩn an toàn? Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản lý công việc đều dành riêng cho tính năng này.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính khách quan, bạn nên nhờ đến sự tư vấn của các nhân viên IT có kinh nghiệm hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực để đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh của bạn được an toàn.
