Quản lý thời gian được coi là một kỹ năng quan trọng và cần thiết mà chúng ta cần trau dồi. Nó giúp bạn tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình. Do đó, bạn dễ dàng thành công trong công việc của mình.
Bài viết này sẽ bật mí cho các bạn quản lý thời gian là gì, nó có tác dụng gì và cách quản lý thời gian hiệu quả, mời các bạn cùng theo dõi.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và thực hành kiểm soát có ý thức các đơn vị thời gian dành cho một hoạt động cụ thể hoặc một loạt các hoạt động nhằm tăng hiệu quả, hiệu lực hoặc năng suất.
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian, giúp phân bổ thời gian hợp lý và trọn vẹn hơn để thực hiện công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian của bạn càng tốt thì thời gian của bạn càng hiệu quả. Hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá bằng kết quả của việc hoàn thành, chứ không phải việc hoàn thành nhanh như thế nào.
Tầm quan trọng của quản lý thời gian
Vẫn là một ví dụ điển hình trong giáo án kỹ năng quản lý thời gian, cùng một khối lượng công việc và thời hạn, có người làm việc rất nhẹ và làm việc rất hiệu quả, nhưng có người làm việc nhẹ nhàng luôn bận rộn và căng thẳng vì không biết. Làm gì có chuyện, kết quả cuối cùng không được như ý muốn. Hơn nữa, các kỹ năng quản lý thời gian được áp dụng rất nhiều trong quản lý doanh nghiệp, chẳng hạn như chiến lược 5s, chiến lược cá voi xanh… Khi đó câu hỏi đặt ra, điều gì sẽ xảy ra nếu thời gian của họ không bị giới hạn? Sự khác biệt đó lớn đến mức nào?
Nâng cao hiệu quả công việc
Người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và đặt ra mục tiêu hoàn thành trong thời gian xác định. Nhờ danh sách này, bạn có thể tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước, căng thẳng sẽ giảm đi đáng kể, và hiệu suất công việc sẽ cao hơn những người khác. Trong cuộc sống hàng ngày, những người luôn lên kế hoạch cho các hoạt động của mình sẽ đạt được rất nhiều điều và tìm thấy thời gian để tận hưởng cuộc sống. Ngược lại, những người không có kế hoạch luôn trì hoãn, họ luôn cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành kế hoạch của mình và kết quả là họ luôn lãng phí thời gian và sức lực để hoàn thành một việc gì đó.
Thực hành ra quyết định và giảm căng thẳng
Nếu bạn không có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, bạn sẽ không biết phải làm gì trước tiên và công việc của bạn đang đi đến đâu. Điều này khiến bạn luôn trong tình trạng căng thẳng và stress vì không biết mình còn cách vạch đích bao xa. Ngoài ra, những người không lập kế hoạch công việc trước thường có xu hướng lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết, điều này đôi khi có thể dẫn đến những quyết định tồi tệ vì không có thời gian để phản ánh và đánh giá các sự kiện.
Hạn chế thói quen xấu và tạo động lực hành động
Với một kế hoạch chi tiết và rõ ràng, những vấn đề liên quan đến stress deadline sẽ không còn quá nặng nề, thay vào đó, bạn sẽ chủ động hơn trong mọi hành động. Tóm lại, nếu bạn đặt mục tiêu 6.5 IELTS mà cứ loay hoay tìm khóa học, mua sách rồi lại quên vì thiếu động lực, hoặc bỏ cuộc chỉ sau vài tháng học không hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ thành công. Mục tiêu riêng. Nhưng ngược lại, nếu mục tiêu 6.5 IELTS được cụ thể hóa thành mục tiêu của từng kỹ năng, tập trung luyện một thứ mỗi tháng và có bài kiểm tra trình độ cụ thể thì việc đạt được mục tiêu chỉ còn là vấn đề thời gian. hoàn thành, nó sẽ là quá muộn. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả có vai trò rất lớn trong việc hạn chế thói quen xấu, sự trì hoãn, tạo động lực hành động.
Các kỹ năng để quản lý thời gian hiệu quả
Lập kế hoạch
Để quản lý tốt thời gian của mình, trước tiên bạn phải có khả năng lập kế hoạch. Đơn giản vì nếu bạn không có một kế hoạch chi tiết và cụ thể cho những việc mình phải làm thì bạn khó có thể quản lý và xử lý mọi việc diễn ra trong một ngày hoặc một tuần.
Phát triển kỹ năng lập kế hoạch tổng thể là bước đầu tiên để quản lý thời gian tốt hơn. Tất nhiên, trong thực tế, đôi khi mọi thứ không hoàn toàn diễn ra theo kế hoạch, nhưng một kế hoạch rõ ràng và chi tiết có thể là một công cụ hữu hiệu giúp bạn điều chỉnh và ngăn chặn mọi việc diễn ra không như ý muốn.
Lập kế hoạch là một kỹ năng cực kỳ quan trọng trong quản lý thời gian. Chuẩn bị danh sách nhiệm vụ, xây dựng trình tự công việc, quản lý lịch, tạo chương trình họp và thậm chí chuẩn bị kế hoạch dự án đều liên quan đến kỹ năng lập kế hoạch.
Để có kỹ năng lập kế hoạch, bạn phải có khả năng hình dung công việc cần làm và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những công việc quan trọng nhất. Sau đó, bạn phải thực hiện kế hoạch bằng cách tự giám sát và đánh giá việc hoàn thành kế hoạch mà bạn đã lập.
Làm thế nào để phát triển kỹ năng lập kế hoạch? Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng lập kế hoạch là sử dụng công cụ lập lịch như Lịch Google.
Thật dễ dàng, tất cả những gì bạn cần làm là lập kế hoạch trước cho tuần trực tiếp trên Lịch Google. Ví dụ, khi thức dậy. Nhiệm vụ bắt đầu đầu tiên trong ngày. Khi nào cuộc họp sẽ diễn ra. Thời gian nghỉ ngơi và giải trí của bạn bắt đầu khi nào?
Cứ như vậy, bạn ghi mọi thứ trực tiếp vào lịch. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng sơ bộ về cách bạn sẽ sử dụng thời gian của mình trong tuần. Đây là kế hoạch dễ dàng nhất mà ai cũng có thể làm được.
Ra quyết định và ưu tiên
Mục tiêu của việc lập kế hoạch không chỉ là để hình dung mọi thứ sẽ diễn ra như thế nào, mà còn cung cấp cho bạn cơ sở để đưa ra các quyết định quan trọng hoặc ưu tiên một số việc nhất định.
Tất cả chúng ta chỉ có 24 giờ trong một ngày. Nhưng những gì bạn làm với thời gian này là những gì thực sự thay đổi quản lý thời gian. Nói cách khác, đưa ra quyết định đúng thời điểm có thể tạo nên sự khác biệt.
Có rất nhiều quyết định được thực hiện mỗi ngày. Bạn sẽ ngủ bao lâu, bạn sẽ làm việc ở đâu, bạn sẽ bắt đầu công việc gì trước, bạn sẽ làm việc trong bao lâu, v.v.
Vì vậy, hầu hết mọi người ghét đưa ra quyết định, họ có xu hướng chỉ làm theo thói quen và để sếp, vợ / chồng của họ quyết định thay họ. Kết quả là họ quản lý thời gian kém hơn những người tự quyết định.
Bạn phải biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn phải quyết định nhiệm vụ nào sẽ làm trước và nhiệm vụ nào bạn sẽ từ chối (trong phạm vi có thể và ở vị trí hiện tại của bạn). .
Vậy câu hỏi đặt ra là làm thế nào để bạn phát triển kỹ năng ra quyết định và sắp xếp thứ tự ưu tiên? Sử dụng ma trận Eisenhower rất đơn giản. Ma trận gợi ý cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo một trong bốn hướng:
Khẩn cấp + Quan trọng (Làm)
Khẩn cấp + Không quan trọng (Ủy quyền)
Không khẩn cấp + Quan trọng (đưa nó vào lịch của bạn)
không quan trọng + không khẩn cấp (đã xóa)
Liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành trong tuần và sắp xếp chúng vào một trong bốn góc phần tư của ma trận. Trong mỗi góc phần tư, hãy xếp hạng chúng từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất. Đây là cách để bạn thực hành việc đưa ra quyết định về thời gian.
Đặt ranh giới và nói không
Điều này có nghĩa là bạn phải thiết lập ranh giới rõ ràng cho những người muốn giao nhiệm vụ cho bạn hoặc liên quan đến bạn trong các dự án và hoạt động không phải của bạn. Nói không phải là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để đối phó với những vấn đề này.
Ngoài việc học cách nói không với người khác, bạn cũng phải học cách thiết lập ranh giới cho chính mình. Nếu bạn không biết cách thực hiện, bạn có thể sẽ dành nhiều thời gian và sức lực cho một việc không phải là nhiệm vụ thực sự của bạn, hoặc bạn sẽ phải làm nhiều việc cùng một lúc.
Hạn chế công việc bạn đang làm, tránh quá bận rộn và hạn chế số lượng dự án bạn đang thực hiện đều là những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng.
Làm thế nào bạn có thể học cách nói không? Nếu bạn thiếu sức mạnh và sự tự tin, bạn có thể gặp khó khăn khi nói từ chối với mọi người.
Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng này là bắt đầu bằng cách nói không với những tình huống nhỏ nhặt, vụn vặt và từ từ mở rộng sang những thứ lớn hơn.
Hãy nhớ rằng, luyện tập giúp bạn trở nên hoàn hảo và luyện tập giúp bạn thoát ra khỏi vùng an toàn của mình.
Mặt khác, bạn cũng có thể tự hỏi bản thân xem bạn có sợ từ chối mọi người hay không (thường là vì bạn nghĩ rằng người khác sẽ có cái nhìn xấu về bạn sau khi bạn từ chối họ, hoặc họ có thể lần sau nhờ bạn giúp đỡ họ sẽ từ chối bạn) trợ giúp, v.v.). Sau đó, tìm hiểu xem chúng có thực sự khả thi hay không.
Bạn cũng có thể thử một số mẫu email từ chối để thể hiện sự tôn trọng đối với đối phương, hoặc bạn có thể chuẩn bị trước một số lời từ chối và bào chữa. TÔI.
Nhưng lời khuyên tốt nhất là hãy trung thực. Ví dụ, bạn có thể nói: Tôi rất thích, nhưng tôi không có thời gian, vì vậy tôi sẽ bỏ qua cơ hội này. Cảm ơn bạn, tôi thực sự đánh giá cao nó.
Ủy quyền hoặc nói “Không”
Nói “không” là giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ủy quyền là tất cả về việc sử dụng thời gian của người khác. Học ủy quyền là một bước cực kỳ quan trọng để trở thành một chuyên gia quản lý thời gian.
Lợi ích chính của việc ủy quyền nhiệm vụ là bạn có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao nhất của mình và nhận phần còn lại từ những người bạn ủy quyền. là một chuyên ngành cao.
Ngoài ra, ủy quyền có thể giúp bạn thu hút thêm các chuyên gia chuyên về một số lĩnh vực nhất định, những người có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Trong khi ủy quyền nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế không phải vậy. Đầu tiên, bạn phải tìm đúng người mà bạn có thể tin tưởng và giao phó cho họ. Sau đó, bạn phải phát triển mối quan hệ với họ và truyền đạt đúng các “yêu cầu công việc” và “tiêu chuẩn hoàn thành” khi ủy quyền.
Tất nhiên, bạn có thể gặp một số khó khăn khi vận hành lần đầu, nhưng điều này cũng sẽ giúp bạn học cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.
Đặc biệt là học cách ủy quyền hoặc thuê ngoài góp phần rất lớn vào kỹ năng lãnh đạo và sự phát triển bản thân sau này của bạn.
Làm thế nào để học cách ủy quyền? Nếu bạn chưa bao giờ giữ vai trò lãnh đạo hoặc chưa bao giờ thực sự ủy quyền cho ai đó, hãy chuẩn bị danh sách tất cả các nhiệm vụ mà bạn có thể ủy quyền ngay bây giờ.
Những công việc này có thể là thương mại (quản lý, pháp lý, quản lý phương tiện truyền thông xã hội, v.v.) hoặc cá nhân (dọn dẹp, giặt là, mua sắm tạp hóa, v.v.).
Mỗi nhiệm vụ sau đó sẽ được tính điểm dựa trên mức độ khó của nó. Thực hiện theo các tiêu chí sau: độ phức tạp của nhiệm vụ, người thực hiện tiềm năng, giá cả, độ nhạy thời gian, v.v. Sau đó, bắt đầu ủy thác những nhiệm vụ dễ dàng nhất.
Tuy nhiên, điểm đặc biệt nhất của ủy thác là bạn phải tìm được người phù hợp với công việc mà bạn định giao. Đôi khi bạn phải đối mặt với các vấn đề về hiệu suất, giao tiếp hoặc giữa các cá nhân ngay từ đầu. Nhưng đó là cách duy nhất để thực sự học cách ủy quyền và tận dụng tối đa thời gian của người khác.
Xây dựng hệ thống và gắn bó với nó
Một khi bạn học cách lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân quyền, v.v., bước tiếp theo là xây dựng hệ thống quản lý thời gian hoàn chỉnh và chặt chẽ của riêng bạn. Có rất nhiều kỹ thuật quản lý thời gian có thể giúp bạn làm điều này.
Tuy nhiên, chỉ một vài trong số chúng thực sự hoàn chỉnh (ví dụ: GTD). Ngoài ra, mọi người thường xây dựng hệ thống quản lý thời gian dựa trên các kỹ thuật phù hợp với tính cách của họ. Có hơn 50 kỹ thuật quản lý thời gian để bạn lựa chọn.
Về vấn đề này, bạn thực sự cần hai kỹ năng. Đầu tiên là xây dựng một hệ thống cho chính bạn và tiếp tục cải thiện nó.
Bạn cũng phải tiếp tục thử nghiệm các kỹ thuật khác nhau để khám phá những gì phù hợp nhất với tính cách của bạn, và sau đó kết hợp các kỹ thuật đã chọn với nhau cho phù hợp. Thông thường, bạn phải mất vài tháng để khởi động và vận hành toàn bộ hệ thống.
Kỹ năng thứ hai là siêng năng. Một trong những yêu cầu quan trọng để xây dựng hệ thống quản lý thời gian là bạn phải sử dụng chúng thường xuyên.
Làm thế nào để bạn xây dựng một hệ thống quản lý thời gian và sử dụng nó một cách hiệu quả nhất?
Đầu tiên, hãy nghiên cứu tất cả các kỹ thuật quản lý thời gian mà bạn có thể tìm thấy trên mạng. Chọn những cái bạn thấy thú vị nhất. Bắt đầu thử nghiệm từng cái một và cho bản thân vài tháng để chọn công nghệ phù hợp nhất với bạn.
Bạn có thể thử kết hợp các kỹ thuật quản lý thời gian với các công cụ hỗ trợ kỹ thuật như lịch, ứng dụng ghi chú, quản lý thời gian hoặc các ứng dụng khác bao gồm lời nhắc, thông báo và danh sách kiểm tra.
Sử dụng công cụ theo dõi thời gian là một phần quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quản lý thời gian hoàn chỉnh.
