Deadline chắc chắn là một khái niệm được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt là dân văn phòng. Bài viết này sẽ mách bạn cách đáp ứng deadline hiệu quả và đạt kết quả tốt nhất trong công việc, cùng xem nhé!
Deadline là gì?
“Deadline” có nghĩa là “thời hạn cuối cùng”, “thời hạn cuối cùng” hoặc “thời hạn cuối cùng”. Nói một cách đơn giản, đó là một khung thời gian cụ thể mà trong đó một việc gì đó được thực hiện. Thế giới đang phát triển và mọi ngành công nghiệp đều cần phải năng suất và thành công hơn. Kết quả là, chúng ta thấy thời hạn xuất hiện trong mọi công việc và nghề nghiệp trong xã hội ngày nay.
Tích cực và tiêu cực của Deadline
Tích cực
- Khuyến khích mọi người làm việc hiệu quả hơn và nhanh hơn để đảm bảo rằng họ được hoàn thành đúng thời gian và quy định.
- Deadline tương đương với một công cụ đo thời gian hữu hiệu giúp cá nhân hoặc nhóm làm tốt công việc của mình.
- Giúp người quản lý so sánh, đối chiếu và đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên trong nhóm. Mặc dù hoàn thành các nhiệm vụ giống nhau trong cùng một khoảng thời gian, nhưng kết quả của mỗi cá nhân lại khác nhau. Các nhà quản lý sẽ xem ai đang làm việc nhanh nhất và hoạt động tốt nhất bằng cách đặt ra các giới hạn thời gian cho nhân viên.
- Giúp lãnh đạo xác định được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và giao cho họ những nhiệm vụ phù hợp. Nó cũng giúp nhân viên nhìn ra được khuyết điểm của bản thân, từ đó nỗ lực cải thiện điểm yếu và phát huy điểm mạnh của mình.
- Giúp mọi người nhận ra tầm quan trọng của thời gian và trân trọng nó hơn vì một khi thời gian trôi qua sẽ không bao giờ quay trở lại.
- Xây dựng lòng tin giữa lãnh đạo và nhân viên, cấp dưới càng thực hiện tốt thì càng nhận được sự tín nhiệm của cấp trên.
- Khi nào là thời hạn cuối cùng? Mẹo giúp chạy thời hạn hiệu quả – Ảnh 2
- Thời hạn có tác động tích cực đến hiệu quả công việc
Tiêu cực
- Người lao động dễ trở thành nỗi sợ hãi, ám ảnh, điều này có thể khiến họ mất ăn mất ngủ vì phải “chạy” cho kịp thời hạn mà cấp trên hoặc khách hàng đưa ra. Nó cũng dễ trở thành nguồn gốc của căng thẳng tinh thần, căng thẳng, trầm cảm và các vấn đề tâm lý khác. Điều này dẫn đến chất lượng công việc bị giảm sút đáng kể, thậm chí ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động
- Điều đó dễ gây tâm lý ức chế và hình thành thái độ “nói xong đầu lưỡi” của nhân viên. Họ sẽ vội vàng hoàn thành chỉ để kịp thời hạn mà không quan tâm đến chất lượng thực tế của công việc.
- Thời hạn không phù hợp có thể khiến nhân viên “chạy” mệt và không đạt được kết quả như mong muốn. Kết quả là họ đi làm như những con thiêu thân, tạo ra sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống hàng ngày
Phương pháp “chạy Deadline” hiệu quả
Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng
Tập thói quen lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng có thể dẫn đến những kết quả bất ngờ trong công việc. Vì vậy, ở mỗi giai đoạn công việc, ngoài kế hoạch tổng thể, bạn cũng nên xây dựng kế hoạch cá nhân cho mình. Các mục sau đó được sắp xếp theo mức độ quan trọng khác nhau.
Quyết tâm và tiếp tục cố gắng
Bất cứ công việc nào cũng đòi hỏi sự chăm chỉ, nỗ lực và quyết tâm cao. Những yếu tố này sẽ giúp bạn đi đúng hướng với mục tiêu của mình và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và dễ dàng. Việc thiếu những yếu tố này đã khiến nhiều người chán nản, trì trệ, thất bại trong công việc.
Thời hạn đàm phán
Đối với từng công việc và khả năng khác nhau của mỗi cá nhân, nhà quản trị nên cân nhắc và xây dựng thời hạn phù hợp với người lao động. Bản thân bạn cũng cần xem xét khối lượng công việc và thời hạn của mình. Không thể dồn cả một tháng làm việc và lên kế hoạch hoàn thành trong một tuần. Vì vậy, hãy tính số giờ hợp lý để làm việc trôi chảy và không làm quá tải nhân viên hoặc có quá nhiều thời gian để đáp ứng thời hạn.
Các biện pháp phòng ngừa
Để công việc luôn đúng tiến độ luôn phải quan tâm đến từng khâu. Sau khi lên kế hoạch cho từng giai đoạn, bạn cần ghi chú lại để nhắc nhở bản thân hoàn thành đúng tiến độ đã đặt ra. Hoặc mỗi khi bạn nhìn vào một ghi chú, nó sẽ nhắc bạn tập trung hoàn thành công việc.
Trang bị chương trình với đội ngũ và công cụ phù hợp
Công việc luôn có những đặc thù riêng, do đó đòi hỏi người lao động phải có chuyên môn, nghiệp vụ khác nhau. Khi bạn đã chia thành các nhóm và nhóm phù hợp với công việc của mình, hãy tổ chức các cuộc họp để tìm ra những động thái hay và phù hợp từ chính những người của bạn. Các nhà quản lý cần lắng nghe và tìm ra những cách hiệu quả để giúp đáp ứng các yêu cầu và thời hạn.
Bạn sẽ quan tâm đến điều gì trong quan hệ công chúng? Có phải là quảng cáo PR không?
Bên cạnh đó, các công ty, doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ tạo động lực làm việc hoặc làm việc để tạo thêm động lực làm việc cho nhân viên.
Cần sự hỗ trợ
Trong quá trình làm việc, sẽ có một số yêu cầu công việc vượt quá khả năng của bạn, hoặc những trường hợp khẩn cấp khiến bạn không thể đáp ứng kịp thời. Lúc này bạn nên nhờ mọi người giúp đỡ để tìm cách giải quyết, không nên làm chậm tiến độ công việc chung của cả nhóm và công ty.
Cách lập Deadline
Áp dụng các nguyên tắc SMART
Chiến lược THÔNG MINH là những chiến lược bạn nên sử dụng khi lập kế hoạch cho công việc thời gian cụ thể. Trong số đó SMART-Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường), Attainable (có thể đạt được), Realistic (liên quan) và Time Bound.
Mục tiêu càng rõ ràng và khung thời gian càng cụ thể, bạn càng xây dựng được cho mình một kế hoạch hoàn hảo và sớm đạt được kết quả trong tương lai.
Đặt lịch trình hợp lý
Thời hạn đưa ra phải phù hợp – không quá dễ nhưng cũng không quá khó. Nếu quá khó, ban đầu bạn sẽ nản lòng, còn nếu quá dễ, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của mình. Đặt lịch trình hợp lý có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Áp dụng chính sách thưởng phạt hợp lý
Một hình thức khen thưởng và trừng phạt cho bản thân là điều cần thiết cho sự chăm chỉ của bạn. Nên có một người trung gian để giúp bạn quản lý hình thức thưởng và phạt này. Bằng cách này, bạn ngừng đưa ra các cam kết và chỉ tập trung vào việc đáp ứng thời hạn mà bạn đã đặt ra.
