Email là một hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi ở cả trong và ngoài nơi làm việc. Vì tốc độ và hiệu quả của nó, bạn sẽ sử dụng email bất kể vai trò hay ngành nghề của bạn. Do đó, bạn cần biết cách viết email trong nhiều tình huống. Ví dụ, bạn có thể cần xem lại các cuộc họp quan trọng và trao đổi thông tin. Hoặc chuyển tiếp các cập nhật quan trọng hoặc gửi lời chứng thực.
Email được viết tốt cung cấp cho người nhận thông tin thân thiện, rõ ràng, ngắn gọn và có thể hành động được. Hãy học cách viết email chuyên nghiệp đáp ứng tất cả các tiêu chí này.
Email là gì?
E-mail là viết tắt của cụm từ “e-mail” có nghĩa là thư điện tử hay e-mail.
Email được coi là phương tiện để người dùng trao đổi thông tin trên Internet với tốc độ nhanh chóng và an toàn. Ngày nay, email được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới và được coi là một trong những phương tiện liên lạc quan trọng, vẫn chưa có một địa chỉ uy tín nào có thể thay thế được.
Công dụng của email
- Trao đổi thông tin nhanh chóng: Đây là công dụng đáng chú ý nhất của email kể từ khi ra đời. Miễn là bạn có một địa chỉ email, bạn có thể dễ dàng trao đổi và chia sẻ thông tin với những người khác. Tốc độ internet càng cao thì việc trao đổi thông tin càng nhanh.Tiết kiệm thời gian và tiền
- bạc: So với thư từ truyền thống, việc trao đổi thư nhanh chóng và thuận tiện hơn. Nó được coi là một bước tiến lớn, vừa xóa bỏ khoảng cách địa lý, vừa giúp mọi người tiết kiệm thời gian, sức lực và tiền bạc.
- Đính kèm nhiều tệp dữ liệu: Ngoài nội dung văn bản, ngày nay bạn có thể đính kèm nhiều tệp lớn như: tệp hình ảnh, âm thanh, video, tệp PDF …
- Bảo mật cao: Email cá nhân hoặc nhóm vẫn có thể bị hacker chuyên nghiệp tấn công. Tuy nhiên, nếu so với nhiều ứng dụng thì email có mức độ bảo mật cao hơn. Mỗi địa chỉ email đều có mật khẩu riêng và mật khẩu càng phức tạp thì càng khó bị hack và phụ thuộc nhiều vào người dùng.
Lưu ý trước khi gửi email
Trước khi viết nội dung email muốn gửi cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào, bạn cần lưu ý một số điều có thể ảnh hưởng đến nội dung email cũng như tính chuyên nghiệp của bạn.
Lưu ý không viết hoặc gửi email khi bạn đang có tâm trạng không vui (tức giận, bực tức, buồn bã …) vì nó chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến giọng điệu của email và người đọc sẽ hoàn toàn cảm nhận được điều đó.
Biết đối tượng bạn đang gửi email: Điều này sẽ giúp bạn trình bày và diễn đạt chính xác hơn trong email của mình.
Thời điểm gửi thư: Bạn nên gửi email từ 8 giờ sáng đến 9 giờ sáng, thời điểm đầu tiên trong tuần khi mọi người kiểm tra thư của họ. Phản hồi email của bạn cũng nhanh hơn.
Cách viết email chuyên nghiệp
Chủ đề email
Dòng tiêu đề email có hai nhiệm vụ: thu hút sự chú ý của người đọc và tóm tắt nội dung của toàn bộ email. Người đọc dựa trên điều này sẽ quyết định có tiếp tục đọc email của bạn hay không. Vì vậy, hai chức năng này cần được đảm bảo khi đặt tiêu đề.
Tiêu đề thư là thứ đầu tiên xuất hiện trong hộp thư của người nhận và nó xác định xem người dùng có muốn mở thư của bạn để đọc hay không.
Nếu bạn đang gửi email thay mặt cho một công ty hoặc doanh nghiệp, tên doanh nghiệp nên xuất hiện trong dòng tiêu đề để người đọc dễ dàng xác định hơn.
Ví dụ: công ty WEBICO – hợp đồng thiết kế website, gửi đến bạn thông tin gói dịch vụ B, báo cáo kinh doanh quý I / 2018, …
Từ mở và đóng email
Một trong những cách quan trọng nhất để viết một email doanh nghiệp chuyên nghiệp là cách bạn chào hỏi và xưng hô với đối tác của mình. Trong phần này, bạn có thể đặt các lời chào khác nhau dựa trên mức độ thân thiết, mức độ hoặc độ tuổi của đối tượng.
Đặc biệt là lời chào, kết thúc email, bạn có thể viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.
Một số ví dụ về lời chào và kết thúc thư:
Xin chúc mừng:
Kính gửi giáo sư Smith,
xin chào thưa cô. Nguyên,
Chào Hằng,
Mà nó có thể quan tâm,
Kính gửi các Thành viên Hội đồng Tuyển chọn,
Chào mọi người,
Chào Hằng,
Chào ông / bà,
gửi anh / chị
Xin chào,
Thư kết thúc:
Trân trọng,
với sự tôn trọng,
Trân trọng,
với sự khác biệt,
Trân trọng,
Trân trọng,
Định dạng văn bản chuyên nghiệp
Trong nội dung email của bạn, bạn cần phải định dạng nó nếu bạn muốn hấp dẫn và thể hiện sự chuyên nghiệp. Không có quy tắc thiết lập để định dạng, nhưng chúng tôi có thể đề xuất một số cách để làm cho email của bạn trông chuyên nghiệp hơn:
- Sử dụng điểm
- Đánh số thứ tự của nội dung nhiều dòng
- In nghiêng một số cụm từ cụ thể
- Viết hoa và làm nổi bật những gì bạn muốn khách hàng của mình tập trung vào.
- In đậm các yếu tố quan trọng như tên công ty, tên người nhận, v.v.
Đối với lượng nội dung lớn, có nhiều phần cần trao đổi, bạn nên gói gọn hoặc chia thành nhiều đoạn riêng biệt để tránh cảm giác nhàm chán khi đọc email. Các công ty và doanh nghiệp không thể dành quá nhiều thời gian cho những email rườm rà, mạch lạc. Chuyên nghiệp và ngắn gọn!
Về hình ảnh và tệp đính kèm
Thông thường khi gửi email chúng ta đính kèm tệp trực tiếp vào email, tuy nhiên trong một số trường hợp tệp quá nặng (thường là hình ảnh) và bạn có thể sử dụng tệp nén hoặc gửi liên kết Google Drive. Thay vì đính kèm tệp trong email, bạn có thể tải tệp của mình lên đó và gửi liên kết đến người nhận hoàn toàn bằng Google Docs, Yousendit.com, MediaFire.com …. Tuy nhiên, khi tải tệp lên các trang trung gian, bạn cần phải cẩn thận – bạn có thể đặt mật khẩu cho tệp.
Trong mẹo viết email doanh nghiệp chuyên nghiệp này, bạn cần lưu ý đặt tên file, tên file rõ ràng để tránh gửi nhầm file.
Nếu có quá nhiều tệp đính kèm, bạn nên đánh số tệp hoặc tạo mục lục cho tệp đính kèm để người nhận tiện theo dõi.
Ký email
Chữ ký cũng là một phần vô cùng quan trọng trong việc gửi email cho doanh nghiệp. Thậm chí, trong nhiều trường hợp, các công ty, doanh nghiệp sẽ liên hệ với bạn dựa trên thông tin trong chữ ký này. Chữ ký càng rõ ràng và cung cấp càng nhiều thông tin thì khả năng bạn nhận được hợp đồng và thiện chí của khách hàng càng cao.
Ngoài ra, nếu bạn là nhân viên ở bộ phận đặc biệt như kinh doanh, marketing, PR, thường xuyên làm việc với nhiều đối tác thì bạn cũng có thể để lại số điện thoại bàn nội bộ hoặc số di động để cơ sở liên hệ.
Một số lưu ý khi soạn email
Sử dụng lời chào và ngôn ngữ thích hợp
Đừng bỏ qua lời chào ở đầu mỗi email, ngay cả khi bạn chỉ đang trả lời một email trước đó. Bạn có thể nghĩ ra một câu chào phù hợp với từng đối tượng: Dear, sir / madam … Dear, Dear …
Vì email được sử dụng cho mục đích thương mại, nên hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước. Thậm chí có những biểu tượng tức giận, phẫn nộ trong email của tôi. Nó có thể gây ra những hậu quả khó lường.
Các câu hỏi yêu cầu nhận dạng rõ ràng nên liên hệ trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Không bao giờ sử dụng những từ “khiêu khích” như “Tại sao bạn …”, “Bạn phải …”, “Tôi tin rằng bạn sẽ đồng ý với …” và “Tôi không hiểu”. Tại sao bạn …… ”.
Ngoài ra, khi chỉnh sửa tài liệu, bạn nên sử dụng dấu câu ở những vị trí chính xác theo các quy tắc dấu câu tiêu chuẩn.
Thiết lập một địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu bạn sử dụng email của công ty để liên lạc với khách hàng, bạn không cần phải lo lắng. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng email cá nhân, xin lưu ý rằng tên email có vẻ chuyên nghiệp.
Đừng bao giờ gửi những email như thế này: cobemuadong2010 @ … hoặc lytieulong @ … Rất ngây thơ và không phù hợp với môi trường chuyên nghiệp.
Chọn một địa chỉ email nghiêm túc, lịch sự. Bạn có thể đặt tên email theo cấu trúc sau: Ten.hotendem@…
Ví dụ: minh.nguyen@gmail.com.
Đây là bước đầu tiên của bạn để viết email chuyên nghiệp hơn.
Suy nghĩ kỹ trước khi viết
Viết email chuyên nghiệp khi bạn tập trung vào những câu hỏi bạn cần trả lời cho khách hàng của mình. Tránh dài dòng, lạc đề và dàn trải. Khi giải thích câu hỏi, mỗi câu hỏi có thể được trình bày dưới dạng danh sách. Điều này giúp khách hàng nhanh chóng hiểu những gì bạn đang nói.
Dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn
Dòng tiêu đề cần đúng chủ đề để người đọc hiểu được ý chính của nội dung email. Ngoài ra, bạn cần viết hoa chữ cái đầu tiên và kiểm tra chính tả trước khi nhấp vào nút gửi.
Cân nhắc khi đính kèm tệp
Bạn nên gửi tệp ở định dạng chung để mọi máy tính dễ mở. Sử dụng .Pdf, .Doc. hoặc JPEG (đối với tệp hình ảnh). Nếu có nhiều tệp, bạn nên nén chúng ở định dạng .zip (không sử dụng .rar).
Chú ý đến việc đặt tên tệp: đảm bảo rằng nó rõ ràng và ngắn gọn. Khi đặt tên cho tập tin đính kèm, không được viết tiếng Việt có dấu.
Chữ ký cá nhân cho thấy cách viết email chuyên nghiệp
Chữ ký là một yếu tố cung cấp thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ, v.v. của bạn. Vui lòng xác nhận rằng thông tin này là chính xác để các đối tác có thể liên hệ với bạn ngay lập tức nếu cần.
Sử dụng phông chữ cổ điển
Một nguyên tắc chung là email phải có phông chữ dễ đọc nhất. Nhìn chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ là 14pt và chọn kiểu chữ dễ đọc như Arial hoặc Times New Roman. Về màu sắc, màu đen luôn là sự lựa chọn an toàn nhất.
Nhập địa chỉ email của người nhận là bước cuối cùng
Bạn không muốn vô tình gửi một tin nhắn chưa hoàn thành ngay cả khi mọi người đang trả lời nó. Tốt nhất là xóa địa chỉ người nhận. Sau đó chèn khi bạn chắc chắn nội dung đã hoàn chỉnh. Nếu bạn phải nhận được một email không đầy đủ hoặc không đính kèm các tài liệu cần thiết, hãy đặt mình vào vị trí của người khác.
Từ những lưu ý trên, chắc hẳn bạn đã hình dung ra cách viết email chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn “học lỏm” được những bí quyết viết email khiến người đọc say mê ngay từ khi mới bắt đầu. Cảm ơn đã dành thời gian đọc bài viết này
