Powerpoint là ứng dụng làm video slideshow trình chiếu hàng đầu. Không chỉ vậy, nếu bạn thành thạo các kỹ năng và tư duy thiết kế – bạn có thể biến Powerpoint thành một công cụ thiết kế mạnh mẽ. Cách chạy slide tự động hay cách chạy slide tự động không phải là một tính năng mới trong Powerpoint, nhưng nó đã là một tính năng được nhiều người dùng ưa chuộng do tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách làm slide tự động hoạt động trong Powerpoint 2007, 2010, 2013, 2016 … cực dễ dàng và nhanh chóng.
Powerpoint là gì?
Powerpoint là phần mềm trình chiếu trong bộ công cụ Microsoft Office. Với các tính năng đa dạng và thông minh, Powerpoint cho phép người dùng truyền tải thông tin qua các slide thuyết trình. Do đó, những thông tin, nội dung, thông điệp quan trọng,… sẽ được truyền tải một cách ngắn gọn và dễ hiểu nhất. Không chỉ vậy, bài thuyết trình bằng Powerpoint sẽ trở nên thú vị và độc đáo hơn khi bạn có thể kết hợp hình ảnh, âm thanh, video, v.v. Điều này không thể thực hiện được với các phương pháp trình bày vấn đề và thuyết trình truyền thống.
Cấu trúc của một trang Powerpoint
Về cơ bản, cấu trúc của một trang Powerpoint bao gồm một giao diện với các lệnh và điều khiển và một giao diện chính.
Giao diện chứa các lệnh và điều khiển Thanh tiêu đề ở trên cùng để đặt tên cho bản trình bày. Thanh ribbon nằm ngay bên dưới thanh tiêu đề, với các nhãn cho các lệnh như Trang chủ, Chèn, v.v. Tệp nằm ở góc trên bên trái và chứa các tùy chỉnh được sử dụng thường xuyên nhất như lưu, in, v.v. Thanh công cụ Nhanh nằm ở bên phải của thanh tiêu đề. Chủ đề này cho phép người dùng thực hiện các thao tác lưu, hoàn tác và làm lại.
Giao diện chính Giao diện chính bao gồm một cửa sổ tổng quan ở ngoài cùng bên trái, cho phép người dùng xem tổng quan về trình chiếu hình thu nhỏ. Tiện ích mở rộng trình chiếu cho cửa sổ trình bày hiện tại. Phần Ghi chú ở dưới cùng cho phép tạo ghi chú trực tiếp trong bài thuyết trình. Các nút phím tắt cho phép bạn thay đổi cửa sổ trình bày, tùy chọn phóng to và thu nhỏ, v.v.
Những lưu ý thiết kế slide đẹp
Xác định mục tiêu
Đặt mục tiêu ảnh hưởng đến cách cấu trúc và trình bày bài thuyết trình của bạn. Bạn cần truyền tải thông điệp của mình đến khán giả như thế nào? Có cần thiết phải đưa tất cả thông tin lên slide PowerPoint không? Bạn muốn kết quả nào từ bản demo?
Luôn bắt đầu bằng cách hỏi mục tiêu của bài thuyết trình này là gì: để giải trí, để cung cấp thông tin hay để chia sẻ một câu chuyện. Sử dụng các dữ kiện, số liệu và hình ảnh một cách hiệu quả để hỗ trợ bài thuyết trình của bạn và chú ý đến bố cục trang chiếu của bạn.
Chỉ một mẹo nhỏ cho bạn, hãy suy nghĩ về cái kết. Khi bạn biết cách kết thúc bài thuyết trình của mình, bạn sẽ tìm ra cách tốt nhất để đi đến kết luận đó. Sau đó, bạn sẽ có một ý tưởng chung về những gì bạn cần làm. Từ đây, bạn sẽ có khung thuyết trình của riêng mình, phải không?
Vì vậy, xác định mục tiêu sẽ là một phần quan trọng và cần thiết của điều đầu tiên khi động não cho một bài thuyết trình PowerPoint. Giải quyết các vấn đề trên và bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm ý tưởng và mày mò nội dung demo.
Đơn giản như đẹp
Tệp PowerPoint không nhất thiết phải chứa tất cả thông tin. Với quá nhiều chi tiết thừa và thông tin không cần thiết, chế độ xem trở nên kém hấp dẫn và người trình bày bị bối rối bởi quá nhiều thông tin trên trang chiếu.
Điều này hoạt động với văn bản và hình ảnh để ngăn bạn đóng vai trò là người đọc trên trang chiếu. Khán giả của bạn cũng có khả năng đọc và nhiều lần họ sẽ đọc xong trước khi bạn đọc xong. Tránh quá nhiều văn bản trên trang chiếu PowerPoint là nguyên tắc cơ bản để có một bài thuyết trình thành công.
Xem xét phông chữ
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là bạn nên tránh các phông chữ như Papyrus và Comic Sans khi thiết kế bản trình bày PowerPoint. Cho dù đó là phông chữ yêu thích của bạn hay ai đó trong nhóm của bạn. Nhưng kiểu chữ nói lên rất nhiều điều về bạn và bài thuyết trình của bạn.
Bạn có thể sẽ đắm chìm trong một biển phông chữ rất đa dạng và hiện đại. Cân nhắc lựa chọn sự rõ ràng tối giản so với sở thích cá nhân. Phông chữ lạ mắt có thể gây mất tập trung hơn các yếu tố khác.
Để có một bản trình bày rõ ràng về mặt hình ảnh, bạn có thể cân nhắc sử dụng Serif và Sans-serif cho các tiêu đề và nội dung. Ngoài ra, nếu bạn không biết nhiều về phông chữ, các lựa chọn cổ điển như Veranda, Helvetica hoặc Arial sẽ giữ an toàn cho bản trình bày của bạn.
Sử dụng bố cục văn bản linh hoạt
Đã qua rồi thời của những bài thuyết trình PowerPoint có dấu đầu dòng. Bạn nên tìm cách trình bày tài liệu của mình một cách bắt mắt, hợp lý và hấp dẫn. Dưới đây là cách tạo PowerPoint đẹp mà bạn không nên bỏ qua.
Bản trình bày, trong khi chứa thông tin dạng văn bản, sẽ không làm cho khán giả của bạn khó chịu, nhưng sẽ thu hút sự chú ý của họ vào bản trình bày của bạn. Trên thực tế, các bài thuyết trình tốt nhất thường có ít hoặc không có văn bản. Với tư cách là người thuyết trình, bạn có trách nhiệm giải thích các vấn đề phức tạp và các trang chiếu PowerPoint chỉ ở đó để minh họa những gì bạn đang nói.
Thay vì liệt kê tất cả các ý tưởng của bạn trong một bài thuyết trình, hãy sắp xếp nội dung thành các phần và đặt các điểm quan trọng trong sơ đồ. Điều này sẽ giúp khán giả của bạn nhanh chóng tổng hợp thông tin và hiểu được mục tiêu của bạn.
Cân nhắc hiệu quả sử dụng
Chuyển tiếp văn bản hoặc hoạt ảnh trông sinh động và vui nhộn. Tuy nhiên, hãy sử dụng chúng một cách tiết kiệm cho mục đích của bài thuyết trình của bạn.
Ví dụ: thêm chuyển đổi từ trái sang phải giữa mỗi trang trình bày hoặc tạo hoạt ảnh cho mỗi dấu đầu dòng trong danh sách, bắt đầu đánh thuế những người buộc phải trình bày với các bản trình bày. Người xem nhanh chóng cảm thấy nhàm chán và các hình ảnh động được thiết kế để làm nổi bật các yếu tố cụ thể có thể nhanh chóng trở nên đáng sợ.
Ví dụ, thêm hiệu ứng nhấp nháy ở đầu bài viết hoặc lật trang bằng cách thả một quả bóng bay thực sự có thể khiến khán giả của bạn… mệt mỏi. Hãy tưởng tượng sẽ như thế nào khi lắng nghe các vấn đề của ngành trong khi đau khổ.
Tuy nhiên, trong các buổi giải trí hoặc thuyết trình mà khán giả là trẻ em hoặc người quen, hoặc trong những dịp vui. Việc bạn đưa hiệu ứng vào slide PowerPoint mang lại kết quả hoàn toàn bất ngờ.
Sử dụng màu sắc hợp lý
Màu sắc là con dao hai lưỡi khiến người nghe không thể rời khỏi màn hình hoặc mất tập trung ngay lập tức ngay từ phút đầu tiên. Nhiều nghiên cứu liên quan đến màu sắc đã chỉ ra rằng nó cải thiện sự quan tâm, hiểu biết và duy trì sự tập trung vào màu sắc. Vì vậy, cần có sự đầu tư kỹ lưỡng khi chọn màu.
Kỹ năng làm slide bằng Powerpoint cơ bản
Chọn một chủ đề
Trong PowerPoint, có rất nhiều mẫu chủ đề mà người dùng có thể lựa chọn. Tùy theo chủ đề của slide mà bạn có thể chọn đúng chủ đề cho chủ đề đó.
Để chọn một chủ đề, hãy nhấp vào Thiết kế, sau đó nhấp vào Chủ đề để chọn một hình nền có sẵn trên PowerPoint.
Hoặc sử dụng hồ sơ cá nhân để thay đổi ý thích của bạn.
Cách tạo PowerPoint
Để chọn một chủ đề, hãy nhấp vào Thiết kế, sau đó nhấp vào Chủ đề để chọn các hình nền có sẵn.
Cách thêm một trang chiếu mới trong Microsoft PowerPoint
Trong bản trình bày PowerPoint, trang đầu tiên chỉ trình bày nội dung. Do đó, một trang tiếp theo (slide mới) cần được tạo để bổ sung thông tin và làm rõ nội dung chung của slide đầu tiên. Để tạo các trang mới này, hãy làm như sau.
Chọn Trang chủ, sau đó chọn Trang trình bày mới.
Sau đó, chọn mẫu cho silde bạn muốn thêm.
Lưu ý: Tùy theo sở thích (hoặc cách trình bày) mà bạn có thể lựa chọn nhiều kiểu mẫu trình chiếu khác nhau cho đa dạng và phong phú. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chọn cùng một kiểu slide, hãy nhớ chọn Duplicate Slide.
Cách thêm các trang trình bày mới
Nếu bạn muốn chọn cùng một kiểu trang chiếu, hãy đảm bảo chọn Nhân bản trang chiếu.
Thêm nội dung vào trình chiếu
Trong một trình chiếu, thường chúng ta phải thêm nhiều nội dung để minh họa vấn đề và để người xem hiểu. Nội dung có thể là văn bản, hình ảnh, video, biểu đồ, video, audio… Tùy từng trường hợp mà chúng ta sẽ lựa chọn từng nội dung phù hợp.
Trong chế độ PowerPoint, ngay sau khi chúng tôi chọn một trang chiếu mới có khung, chúng tôi chỉ cần nhấn enter.
Để thêm nội dung, chúng ta ấn chọn Chèn và chọn Hộp văn bản để chèn nội dung. Sau đó dùng chuột kéo khung và gõ như bình thường.
Nếu bạn muốn chèn nội dung khác, hãy nhấp vào biểu tượng cho từng nội dung trong hộp chèn ngay bây giờ. Hoặc nhấp vào Chèn và chọn nội dung của bảng, hình ảnh, hình dạng, biểu đồ, video, âm thanh.
Định dạng văn bản trên trang chiếu
Khi làm việc với một bản trình bày PowerPoint, nó thường được rút ngắn lại càng ngắn gọn càng tốt. Vì vậy, để làm nổi bật nội dung động này, văn bản thường phải được định dạng lại. Cụ thể, văn bản được chèn vào trang chiếu cần phải được thay đổi lại định dạng phông chữ, chẳng hạn như màu sắc, cỡ chữ, các hiệu ứng văn bản,… để người nghe dễ nhìn, dễ nghe và dễ hiểu thông tin được đề cập.
Lưu ý: Khi định dạng văn bản trên trang chiếu PowerPoint, chúng ta nên chọn những phông chữ đơn giản, dễ đọc và tránh những phông chữ gây rối mắt, phóng đại quá mức. Ngoài ra, bạn nên chọn cỡ chữ 28 hoặc lớn hơn, và màu chữ sẽ nổi bật nhất nếu nó tương phản với màu nền. Mặt khác, bạn cần giới hạn số lượng từ trên các trang trình bày của mình.
Cách chèn hiệu ứng trên trang trình bày PowerPoint
Một bài thuyết trình hay cần có những slide PowerPoint đẹp. Nhưng để có những slide đẹp thì chúng ta phải biết cách làm PowerPoint với nhiều hiệu ứng độc đáo. Ví dụ: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ họa, hiệu ứng chữ, chuyển slide… Đó là cách giúp người xem slide không cảm thấy nhàm chán, ngoài ra nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người thuyết trình.
Để tạo hiệu ứng, hãy bấm Hoạt ảnh và chọn một hiệu ứng cho từng đối tượng trên trang chiếu.
Cách hiển thị các slide PowerPoint
Sử dụng các hướng dẫn trên, bạn có thể tạo các trang trình bày của riêng mình trong PowerPoint. Bước tiếp theo là cách trình bày bài trình chiếu. như sau.
- Nhấn F5 để hiển thị từ trang chiếu đầu tiên
- Hoặc nhấp vào trình chiếu để chọn bắt đầu lại từ đầu.
- Để hiển thị trên một trang chiếu đang mở, hãy nhấp vào từ trang chiếu hiện tại hoặc tổ hợp phím Shift + F5.
- Để chuyển sang trang chiếu tiếp theo, hãy nhấn vào mũi tên phải, mũi tên xuống hoặc nhấp vào.
- Để quay lại trang trình bày trước đó, hãy nhấn vào mũi tên trái và mũi tên lên.
- Cách hiển thị các trang trình bày PowerPoint
- Để hiển thị trình chiếu bạn đã tạo, hãy nhấp vào Trình chiếu và chọn Bắt đầu từ đầu. Ảnh: Delock
Cách lưu các slide PowerPoint
Để lưu trình chiếu mới tạo, hãy bấm vào biểu tượng Office hoặc chọn Tệp, sau đó Lưu.
Chọn nơi lưu trình chiếu ở định dạng pptx hoặc .ppt.
